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地税局档案管理方案
http://www.pc0591.com      时间:2007-01-20   作者:条码交易网     浏览:3750次
 

地税局档案管理现状
  一般地税局下设若干个税务所,管理辖区范围内约上千甚至上万个纳税户。
  在地税局的日常工作中,会产生大量的文书档案。这些档案主要是各种机关文件、公文、批示等,需妥善保管,经常查阅。
  地税局管理的纳税户在新成立、注销等过程中会向税务机关上交各种登记表等税务档案。这些档案被称为固定档案。在日常工作中,经常需要查阅这类档案。
  每个纳税户,在每月的1至10日(或各地规定的其它时间),需要向税务机关上报本月的经营情况、各种税的缴纳情况、发票的使用情况以及各类有关报表和文件。这些报表和文件就形成了税务工作中所称流动档案。平均每个纳税户每月会上交8张左右的此类档案。以一万个纳税户计,每月会产生流动档案多达十万份以上。
  如此庞大的档案量,给税务机关的工作带来了沉重的负担。税务工作者在每月繁重的征收工作结束后,还需要花大量的时间和精力去整理税务档案,每到年底,又需要将大量的档案资料重新整理装订,耗费了大量人力物力。庞大的档案量,还占用了税务机关大量办公场地。随着经济的发展,纳税户的增多,现有档案保管场地将很快满足不了需要。
  庞大的档案量,还给税务档案的查询带来了严重不便。按目前的情况,要查询近年的档案,需要花费大量的人力物力和时间。

地税局档案管理系统特点:

◆快速录入文件
  地税档案的特点是数量大、幅面不同、厚薄不均、字迹深浅不一,因此对扫描设备的要求较高。松下公司的松下KV-SS905C彩色文档扫描仪具有独特的纸张传送机构和无与伦比的灰度自适应处理可确保大批量文档的快速录入,加上具有扫描质量检查和影像校正功能的批量扫描控制软件,更能发挥其技术优势,为系统投入的短期见效创造坚实的基础。

◆文档影响联网查询
  传统的税务挡案完全由人工查询,费时费力。要充分发挥电子影像的效率,必须有一个安全、方便、高效的查询系统。在网络环境下,用户通过方正新天地根据税务局具体需求而开发的界面输入用户标识和口令,一旦影像服务器确认合法,用户即可利用应用系统提供的交互界面,输入影像文档的检索条件:如企业税务号、法人代表、企业名称等。系统将会利用该条件去匹配文档要素数据库中的记录,得到影像文档索引指针,进而从光盘上找到相应的电子影像文件,并显示在用户的屏幕上。用户根据自己的权限可选择浏览、打印等操作。

◆文档长期存储备份
  地务档案的特殊性质要求其存储媒体同时具有生命周期长和调阅方便的特点。当前流行电子影像管理系统中最普遍采用CD-R作为电子影像的存储介质。由于需要保存大量的影像文档信息,因此应选择光盘库(Jukebox)作为存储设备,它可同时访问多张光盘片,大大提高电子影像的存取速度。当光盘数量超过光盘柜的容量时,系统只需要简单地增加光盘柜以保持更多光盘的在线查询,而对系统其它部分没有丝毫影响。

◆系统的开放性
  目前很多税务局有自己的办公自动化系统或公文流转系统。如果利用现有的网络来实现对电子影像档案库的访问,一方面可以更大限度地发挥电子影像系统的效益;另一方面也大大拓展了办公系统的功能,从而加快信息的流转,提高工作效率。Win-Time文档管理系统所具有的良好的开放性能够很好地满足这种需求。系统提供了功能丰富的API,包括最新的ActiveX控件,让您在二次开发时,无论是面向基于Notes还是基于Exchange的系统,都游刃有余。根据局里面具体情况,可以在Win-Time的指导下利用自己力量开发,同时Win-Time也非常乐意直接为税务提供系统集成服务。

 

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